Ghid-desfasurare ONG Fest Sighisoara – 21 Octombrie 2016 – Sala Sander
1. ORGANIZATOR
Organizatorul evenimentului este Asociația Wild Carpathia prin programul de dezvoltare a Centrului de Voluntariat Sighișoara din Str. Herman Oberth Nr. 20 cu implicarea Primăriei Municipiului Sighișoara care pune la dispoziție locația evenimentului și anume Sala Sander.
Respectarea indicațiilor din prezentul regulament este obligatorie pentru toți participanții. Prin acceptarea invitației la eveniment, participanții declară că au citit, au înțeles și sunt de acord cu termenii și condițiile prezentului Regulament.
Regulamentul și tematica oficială este adusă la cunoștința publicului pe pagina de facebook a Centrului de Voluntariat Sighișoara și este disponibilă și la sediul Wild Carpathia. Organizatorul își rezervă dreptul de a modifica și/sau schimba regulamentul, doar cu anunțarea în timp util a publicului și participanțiilor.
2. LOCUL ȘI DURATA EVENIMENTULUI
Evenimentul are loc în data de 21 Octombrie 2016 în incinta Sălii Sander a Primăriei Municipiului Sighișoara între orele 08:00 – 20:00.
3. OBIECTIV
Evenimentul “ONG Fest Sighisoara” este organizat la inițiativa asociației Wild Carpathia cu scopul de a oferi asociațiilor din diverse domenii care își desfășoara activitatea în Sighișoara și împrejurimi oportunitatea de a se promova și de a identifica modalități de colaborare sau idei de proiecte comune.
Scopul principal al evenimentului este reprezentat de crearea unei rețele de parteneri locali, urmărindu-se prin această întâlnire ca participanții să cunoască detalii despre activitatea și proiectele fiecăruia urmând a stabili împreună puncte comune și posibilități sau direcții de colaborare
4. MODALITATE DE DESFĂȘURARE
Înscrierile pentru participarea la eveniment sunt deschise până pe data de 18 Octombrie 2016 prin:
a) invitație din partea Wild Carpathia sau la invitația unei alte organizații deja invitate de Wild Carpathia cu anunțarea în timp util a asociației organizatoare;
b) e-mail trimis la adresa wildcarpathia@gmail.com cu subiectul: „Doresc să particip la ONG Fest Sighisoara”
c) mesaj postat cu textul „Doresc să particip la ONG Fest Sighisoara” pe pagina de Facebook „Wild Carpathia” sau „Centrul de Voluntariat Sighișoara”.
Pentru înscrierea și participarea la acest eveniment este nevoie de semnarea unui Protocol de colaborare ONG Fest Sighisoara cu asociația organizatoare prin care fiecare participant confirmă prezența pe întreaga perioadă de desfășurare a evenimentului și își asumă respectarea prezentului ghid.
Prima parte a zilei este dedicată vizitelor din partea școlilor – în special și publicului larg – în general. Wild Carpathia pune la dispoziția participanților un spațiu de promovare, mai exact o masă, pe care aceștia își pot organiza creativ un stand de prezentare cu fluturasi, postere, afișe. Se pot monta roll-up-uri sau bannere în limita spațiului disponibil. Scopul vizitelor din partea școlilor este acela de a încuraja tinerii și copiii spre implicarea activă în viața comunității și chiar oferirea de alternative de petrecere a timpului liber (ex: voluntariat într-o asociație)
Pentru pauza de prânz Wild Carpathia pune la dispoziție un bufet suedez pentru reprezentanții organizațiilor participante la eveniment.
A doua parte a zilei va începe cu un program artistic susținut de invitați speciali – oameni din comunitate demni de exemplu datorită rezultatelor lor și prestigiului pe care îl aduc orașului prin valorificarea talentelor lor.
Prezentarea fiecărei organizații va acoperi aspecte precum domeniului de activitate, profilul, activitatea și proiectele dar și planurile de viitor cu scopul de a face cunoscute direcțiile în care se dorește un parteneriat sau o colaborare cu alți „actori” din comunitate.
Odată cunoscute informațiile și detaliile despre activitatea și planurile fiecăruia împreună vom dedica timp pentru a discuta despre beneficiile pe care fiecare în parte le identifică în urma evenimentului. Vom pune la punct planuri de viitor, vom face schimb de date de contact și poate chiar vom planifica viitoare astfel de evenimente.
Recomandări:
- Folosirea de diverse materiale de vizibilitate (fluturasi, postere, afișe, roll-up, filmulețe, poze, testimoniale, prezentări Power Point etc.)
- Implicarea a câtor mai mulți reprezentați din partea organizației (membrii, colaboratori, beneficiari) care pot fi relevanți pentru o prezentare cât mai explicită cu privire la activitatea și nevoile/rezultatele organizației.
- Stabilirea de legături cu cât mai multe alte organizații/ instituții.
- Delegarea unor reprezentanți care cunosc suficient de profund activitatea organizației.
5. PROGRAM
08:00 – 10:00 Instalarea participanților în Sala Sander și pregătirea materialelor de vizibilitate și promovare a activității fiecăruia.
10:00 – 12:00 Promovare către publicul larg. Wild Carpathia a organizat vizite realizate de elevi și profesori ale școlilor și liceelor din oraș, schimb de materiale și interacțiune între participanți și publicul larg interesat de activitatea organizaților.
12:00 – 13:30 Pauza de Prânz
13:30 – 15:30 Program artistic (vom reveni cu detalii curând)
15:30 – 18:00 Prezentare liberă a asociațiilor participante
19:00 – 20:00 Planuri de viitor, colaborări, concluzii.
6. DISPOZIȚII FINALE
- Participanții care și-au anunțat participarea la eveniment își asumă responsabilitatea de a menține legătura cu organizatorul evenimentului ori de câte ori este nevoie. În situații neprevăzute precum imposibilitatea de prezentare, întârzieri sau altele este obligat să anunțe măcar un membru al echipei Wild Carpathia despre aceste aspecte.
- Prin semnarea protocolului de colaborare participanții își dau acordul cu privire la apariția în poze, filmulețe sau anunțuri legate de eveniment și acordă asociației Wild Carpathia dreptul de a folosi numele lor în documente legate de desfășurarea și vizibilitatea evenimentului.
- Pentru orice detalii, întrebări sau nelămuriri vă stăm la dispoziție la nr. de telefon 0741 796 259 – Marina Medelete, e-mail: wildcarpathia@gmail.com sau Facebook: Wild Carpathia.
